Die Sommerferien stehen vor der Tür – da gibt es im Büro meist noch einiges zu erledigen
Die Sommerferien stehen vor der Tür – und damit beginnt für viele Unternehmen eine besondere Zeit. Mitarbeiter sind im Urlaub, Vertretungen übernehmen Aufgaben und oft läuft der Betrieb mit reduzierter Besetzung weiter. Gerade deshalb lohnt es sich, einige organisatorische und technische Vorbereitungen rechtzeitig zu treffen. So vermeidest du unnötige Rückfragen, Ausfälle oder Verzögerungen und kannst die Ferienzeit entspannter genießen.
Unsere Checkliste hilft dir dabei, die wichtigsten Punkte im Blick zu behalten.
Checkliste: Gut vorbereitet in die Urlaubszeit
E-Mails und Büroorganisation vorbereiten
infra-struktur
Auch während deiner Abwesenheit sollten wichtige Informationen im Unternehmen verfügbar bleiben. Prüfe daher rechtzeitig, ob alle relevanten Vertretungen eingerichtet sind und Kollegen auf benötigte Daten zugreifen können.
- Offene Aufgaben und Tickets an Vertretungen übergeben
- Autodelegieren deiner E-Mails einstellen
- Stellvertreterregelungen einrichten
- Abwesenheitsnotizen für interne und externe Kontakte erstellen
- Gemeinsame Postfächer kontrollieren
- Benutzerkonten für neue Mitarbeitende vorbereiten
- E-Mail-Signaturen bei Bedarf anpassen: so einfach geht's
CloudTelefonie
Wer während der Ferien anruft, sollte sofort wissen, wann das Unternehmen erreichbar ist und an wen er sich bei dringenden Anliegen wenden kann.
Prüfe deshalb rechtzeitig die Einstellungen deiner Telefonanlage und richte Urlaubs- oder Ferienansagen ein.
- Ansagen für Betriebsferien aktualisieren
- Öffnungszeiten anpassen
- Rufumleitungen testen
- Vertretungen hinterlegen
- Warteschleifen und Ansagen überprüfen
- Notfallkontakte definieren
Sind deine Telefonansagen noch aktuell? Falls Anpassungen nötig sind, sende uns gerne frühzeitig die neue Audiodatei.
Datensicherung (CloudBackups)
Während viele Mitarbeitende im Urlaub sind, laufen wichtige Systeme und Daten weiterhin im Hintergrund. Umso wichtiger ist es, dass die Datensicherung zuverlässig funktioniert.
- Werden alle Sicherungen erfolgreich durchgeführt?
- Ist genügend Speicherplatz vorhanden?
- Werden Sicherungsprotokolle regelmäßig kontrolliert?
- Sind Wiederherstellungstests aktuell?
- Gibt es eine Vertretung für notwendige Prüfungen?
NETZkultur CloudBackup-Kunde? Dann kannst du beruhigt in den Urlaub fahren – wir kümmern uns um den Rest.
Neue Mitarbeiter und Azubis vorbereiten
Die Sommermonate sind ein klassischer Zeitpunkt für neue Auszubildende und Mitarbeitende. Damit der Einstieg reibungslos gelingt, sollten alle technischen Vorbereitungen frühzeitig erledigt werden. Auch wenn Mitarbeiter das Unternehmen verlassen gibt es einige Dinge vorzubereiten.
- Sind Arbeitsplätze eingerichtet?
- Wurden Benutzerkonten angelegt?
- Müssen Zugänge entfernt oder gesperrt werden?
- Sind E-Mail-Adressen eingerichtet?
- Sind erforderliche Softwarelizenzen vorhanden?
Alles abgehakt?
Dann steht einem entspannten Urlaub ja nichts mehr im Weg! 🙂